Jak planować wydatki przeznaczone na logistykę w e-commerce? Praktyczna analiza krok po kroku

Czym jest logistyka w e-commerce

Na potrzeby tekstu dokonamy pewnego uproszczenia i pogrupujemy obszary logistyczne w następujące bloki:

Należy przyjąć, że każdy z tych obszarów generuje pewne koszty, ale nie na każdy mamy taki sam wpływ oraz nie każdy z tych obszarów ma taką samą wagę w całościowym bilansie kosztowym. Uproszczenie sprowadza się zarówno do opisania najważniejszych elementów procesu, jak i do przyjęcia założenia, że omawiamy najprostsze modele operacyjne, nie analizując głębiej drop-shippingu ani extended shoppingu.

Optymalizacja łańcucha dostaw

Dostawy to całokształt operacji logistycznych od momentu zakończenia procesu produkcji do momentu dostarczenia produktów do magazynu.

Co do zasady mamy niewielki wpływ na całość tego procesu, jednak warto zwrócić uwagę na tzw. TCP (totalcost of purchase – całkowity koszt zakupu):

• cena towaru (może znacząco się różnić w zależności od ilości zamawianej jednorazowo),
• koszty transportu (podobnie jak cena – jednostkowy koszt transportu zwykle będzie się różnił w zależności od wolumenu),
• opłaty i cła importowe,
• opłaty związane z rejestracją/certyfikacją produktu,
• opłaty związane z wprowadzeniem produktu na rynek unijny (w skrócie KGO i inne opłaty środowiskowe),
• czynnik mało wymierny, ale istotny, jakim jest nasz czas poświęcony na załatwienie wszystkich formalności związanych z importem, odprawami, transportem itp.

Zestawienie całości powinno być bazą do porównania różnych możliwych opcji zakupu. Paradoksalnie przy towarach importowanych z Dalekiego Wschodu bardziej może się opłacać zakup od dużego pośrednika w Unii Europejskiej niż indywidualny import w mniejszych partiach. Duży importer lepiej optymalizuje koszty samego transportu, ma również niejednokrotnie lepsze stawki prowizyjne w agencjach celnych. Na nim także ciąży obowiązek ponoszenia kosztów wprowadzenia towaru na rynek EU.

Podobnie powinieneś podejść do towarów tzw. generycznych (dostarczanych przez wielu dostawców/producentów). Ich jednostkowe ceny mogą się od siebie znacząco różnić, ale oferty te mogą się też różnić kosztami i terminami dostawy czy też standardem pakowania i opakowania.

Powinieneś wziąć pod uwagę także obecny koszt pieniądza. Przy niskich stopach procentowych warto rozważyć kredytowanie zakupu, jeżeli zakup jednorazowo większej ilości atrakcyjnego produktu pozwoli na osiągnięcie znacząco lepszych cen za towar i transport.

Dopiero podsumowanie wszelkich kosztów związanych z łańcuchem dostaw powinno być podstawą do wyboru właściwego dostawcy oraz być jedyną rzetelną bazą do późniejszych strategii cenowych sprzedaży.

Racjonalizacja wydatków na operacje

Operacje to całokształt czynności związanych z przyjęciem dostawy, składowaniem, kompletacją, pakowaniem towarów do wysyłki oraz obsługą zwrotów.
Operacje i ich koszty to temat rzeka. Można o tym pisać książki, natomiast z punktu widzenia praktyka można te zagadnienia uporządkować i scalić w kilku podstawowych obszarach:

• koszty infrastrukturalne: stałe, zmienne
• koszty osobowe: stałe, zmienne

Poniższe wyliczenia i przykłady są aktualne tylko dla tych z Was, których biznes jest już na tyle duży, że nie da się go prowadzić  wewnątrz  domowego lokalu, garażu czy zaplecza sklepu 
stacjonarnego.

W zakresie stałych kosztów infrastrukturalnych związanych z magazynem i jego wyposażeniem najwięcej możemy osiągnąć na etapie początkowym chociażby przez:

• drobiazgową analizę stawek czynszów opłat dodatkowych związanych z wynajmem powierzchni,
• przegląd ofert rynkowych sprzętu i akcesoriów magazynowych także pod kątem oferty wyposażenia używanego.

Koszty wynajmu hali powierzchni magazynowej mogą się znacznie różnić – nawet w obrębie jednego miasta. Różnice dla ogrzewanej hali o powierzchni w przedziale 250–300 m2 mogą sięgać prawie 100%.

 Rys. 1. Przykładowe oferty najmu magazynów 

W celu pokazania, ile można zaoszczędzić na kosztach stałych związanych z infrastrukturą, przyjęto do porównania poniższe założenia:

• magazyn ok. 280 m2,
• wyposażenie: 28 regałów 5 x 0,5 m ( w wariantach: nowe i używane), 2 stoły kompletacyjne (nowe, ponieważ ceny używanych są niewiele niższe), zestaw nowych mebli biurowych, jak szafki i biurka za 2000 zł netto, 2 komputery Dell Latitude i5 SSD (w wariantach: nowe i używane), 2 nowe drukarki laserowe HP,
• dla tańszego magazynu przyjęto dodatkowo inwestycję w energooszczędne oświetlenie (1500 zł netto), co pozwoli na zaoszczędzenie ok. 20% kosztów energii elektrycznej (optymalizacja kosztów zmiennych).

Ruchomy czas pracy nie może naruszać prawa pracownika do nieprzerwanego odpoczynku dobowego i tygodniowego (11 h/dobę, 35 godzin nieprzerwanego wypoczynku w tygodniu).

Podsumowanie tych kosztów wygląda następująco:

Powyższy sprzęt powinien się zamortyzować w okresie ok. 5 lat, więc dla uproszczenia dla wyliczenia kosztu miesięcznego sumy kosztów dzielimy na 60 miesięcy. 

Uwaga: wyliczenie nie uwzględnia kosztu ewentualnych kredytów inwestycyjnych!

Znając koszty wynajmu oraz koszt wyposażenia, możesz łatwo policzyć i porównać miesięczny koszt magazynu w wariantach  „bogatym” i mocno racjonalnym:

Jak ławo zauważyć, różnica jest prawie dwukrotna. W dalszej części opracowania okaże się, jak bardzo wpływa to na rentowność naszego biznesu.

Jak obliczyć koszty osobowe

Drugim nieodłącznym i coraz wyższym kosztem związanym z prowadzeniem każdego większego biznesu są koszty osobowe. Jeżeli Twój e-handel jest już na takim etapie rozwoju, że nie da się go prowadzić siłami własnymi i rodziny we własnym lokum, jeżeli wszedłeś już w powierzchnię magazynową, stajesz przed koniecznością zatrudnienia pracowników.

Tutaj niestety pole do racjonalizacji wydatków staje się coraz węższe, oczekiwania płacowe oraz pozapłacowe są coraz wyższe.

Uwaga: nie wszyscy mają tego świadomość, ale wynagrodzenie brutto to nie cały koszt zatrudnienia, jaki ponosi przedsiębiorca.

Łatwo wyliczyć łączne obciążenie za pomocą kalkulatorów dostępnych online. 

Rys. 2. //wynagrodzenia.pl/kalkulator-wynagrodzen

Wg danych GUS w lutym 2018 r. koszt całkowity jednego etatu w sektorze logistycznym na Mazowszu wyniósł 5439 zł.

Rys. 3. //wynagrodzenia.pl/gus/dane-wojewodzkie

Skoro potrzebujemy już magazynu o sporym metrażu, żeby utrzymać ciągłość operacji, musimy w nim mieć przynajmniej jednego etatowego pracownika. Liczba etatów zależy oczywiście od średniej liczby wysyłek, jakie realizujemy w ramach naszej sprzedaży.

Wykres 1. Całkowity koszt magazynu

Wykres 2. Koszt obsługi jednego zamówienia

Z obserwacji procesu obsługi sklepów e-commerce w OEX Ebusiness wynika, że spakowanie jednego średniego zamówienia w e-commerce (średnio 1,5 produktu w zamówieniu, lekkie produkty – drobne AGD, fashion, elektronika itp.) zajmuje pracownikowi ok. 5 minut w normalnym, spokojnym trybie. Biorąc poprawkę na ustawową przerwę, drobne operacje niezwiązane bezpośrednio z pakowaniem itp., realnie pracownik poświęca ok. 7 godzin na zmianę na pakowanie zamówień. Oznacza to, że jedna osoba będzie mogła spakować w ciągu zmiany 84 zamówienia. Przy małej powierzchni i dobrym ułożeniu towaru na półkach realny jest wskaźnik 100 zamówień na zmianę. Przy dużym natę...